Los eventos corporativos son aquellos que están dirigidos al personal de una empresa o a sus proveedores. En ellos, se reúnen personas del ámbito profesional en un ambiente más distendido, de forma que pueden disfrutar conversando y haciendo networking.

Nuestro objetivo es, en primer lugar, lograr que todas estas personas que se ven a diario en el trabajo, accedan a asistir a nuestro evento. Esto no siempre es fácil, ya que a menudo existen cargas familiares o simplemente prefieren aprovechar al máximo su tiempo libre para dedicarlo a sus intereses personales.

Por tanto, nuestro evento corporativo ha de ser atractivo, suponer una desconexión del trabajo y aportar valor. Es hora de ponernos manos a la obra, ¿quieres saber por dónde empezar? Sigue leyendo 😉

¿Cómo va a ser nuestro evento corporativo?

Eso es lo primero que tenemos que pensar. Se trata de un evento con una temática específica o se trata de una cena de Navidad. Tiene una intención motivacional, o simplemente se trata de celebrar un nuevo logro de la empresa.

Una vez sepamos qué carácter va a tener nuestro evento, podemos empezar a desarrollar la idea. Recuerda que es importante ser creativos y sorprender. Queremos que nuestro evento deje huella y se hable de él al menos, los días siguientes, asegurándonos de que se llevan un buen recuerdo.

¿Qué aspectos debo tener en cuenta?

Piensa siempre en quiénes son los asistentes a tu evento. Ellos van a ser los protagonistas. Calcula un número aproximado de asistentes, sus edades, intereses, qué tipo de ocio frecuentan… De esta forma, será mucho más fácil acertar.

Lo mejor es que te pongas en su piel. Imagínate que han organizado una cena en tu empresa. Piensa en que si eres una mujer, en cómo vas a ir vestida, si vas a llevar tacones y qué cosas te van a preocupar al llegar allí. Un buen ejemplo, es que esperas tener a mano un ropero donde dejar el abrigo, el bolso y una bolsa con bailarinas por si te quieres cambiar los tacones cuando llegue el momento de bailar.

Aquí es donde debemos estar nosotros, los organizadores del evento. Pensando en cada detalle para que todo salga perfecto. Siguiendo con el ejemplo anterior, nos aseguraremos de que exista un servicio de guardarropa que se ajuste a las necesidades de los asistentes a nuestro evento corporativo.

¿Cómo organizo a los proveedores?

Esta es la cuestión, diría yo, más importante. Tener una base de datos actualizada con los proveedores es fundamental. Saber, con detalle, datos de contacto, cuándo se ha contactado a cada uno, qué presupuesto nos ha dado y apuntar notas que nos ayuden a recordar mejor por qué les hemos seleccionado.

Parece fácil al principio, pero cuando tienes un gran número de proveedores, se agradece tenerlos al día y en un documento que nos ayude a gestionarlos de la manera más eficaz posible.

Aquí la conclusión es orden, orden y más orden.

Convocatoria a los asistentes

Queremos que venga el mayor número de personas posible, ¡pero nuestro deber es convencerlas! Por ello, no debemos descuidar el diseño de las invitaciones y enviar Save the dates para que tengan nuestro evento en mente. Además, necesitamos rogarles confirmación, ya que a la hora de contratar los servicios necesitamos saber, de la forma más realista posible, cuántas personas van a asistir.

Plan B

Nada en esta vida es infalible, por lo que debemos tener un plan B en la recámara. Es importante asegurarnos de que los proveedores cuentan con personas de apoyo en caso de bajas por enfermedad. También, si organizamos un evento corporativo al aire libre,  necesitamos contar con un espacio cubierto por si el parte metereológico nos da malas noticias.

Nada tiene por qué salir mal, pero si algo sucede, es mucho mejor tener todo bajo control. De hecho, el tema de la seguridad es también importante. Si estamos hablando de un evento con mucha gente, es necesario contar con personas de seguridad que controlen la entrada y salida, además de ambulancias en caso de que alguien se encuentre mal.

Detalles que cuentan en tu evento corporativo

Es habitual entregar un regalo o detalle en los eventos de empresa. Para ello, debemos asegurarnos del número de asistentes para pedir unidades suficientes. También, debemos tener en cuenta si se va a ajustar a sus gustos y necesidades. Por ejemplo, si vamos a regalar gadgets para aparatos electrónicos, es fundamental asegurarnos de que funcionan en todos los dispositivos. Es importante que cada asistente sienta que se ha pensado en él y que no le han dejado fuera al no tener el último modelo de móvil, por ejemplo.

Día del evento

¡Ha llegado el día! Checklist en mano, nos vamos al lugar donde se va a celebrar el evento. Aconsejamos estar allí con tiempo de antelación para poder comprobar cada detalle y asegurarnos de que todo coincide con lo que se había acordado con los proveedores. Vamos a presentarnos a todo el mundo, decirles quiénes somos, que si necesitan algo o sucede cualquier cosa, nos lo comuniquen para que podamos gestionarlo.

Ahora sólo queda disfrutar del evento corporativo que hemos organizado. Es un placer observar cómo disfruta la gente con los servicios que has contratado. Has pensado tanto tiempo en ellos que no hay nada mejor que ver sus sonrisas, cómo bailan y te agradecen que hayas organizado ese evento para ellos. Para mí, es una de las profesiones más bonitas que existe. A pesar de los nervios y la incertidumbre que, naturalmente, sientes antes del evento, la recompensa siempre es mucho mayor.

Como has podido ver, en MC Dilo disfrutamos organizando eventos a medida para empresas, por lo que, si en algún momento necesitas ayuda o asesoramiento en algún aspecto, no dudes en decírnoslo. Estaremos encantados de estar a tu lado en cada paso que des y si lo prefieres, podemos encargarnos nosotros de todo para que sólo te centres en disfrutar ese día.

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Laura Cuesta

Laura Cuesta

Marketing de Contenidos | Eventos | Diseño Web | Apasionada de la Comunicación, sentí desde muy temprano la necesidad de crear contenido de interés y compartirlo con el resto del mundo.

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