¿Por qué es importante organizar eventos en las empresas?

La organización de eventos debe contemplarse dentro de los planes de comunicación de todas las empresas. Siempre hay un motivo para convocar a tus potenciales clientes o, en caso de querer celebrar un hito interno, para reunir a tus empleados organizando algo especial para ellos. Nunca faltan los motivos: desde inauguraciones de locales, acciones en los stands de ferias, lanzamientos de producto, cenas de gala, ceremonias de reconocimiento a algún miembro de la empresa…

Una vez elegido el tipo de evento, debemos hacer un briefing definiendo la estrategia que se va a llevar a cabo y los objetivos que se han de conseguir. Aquí plasmaremos la fecha en que se va a realizar, el target, el presupuesto con el que contamos, el programa del evento, la identificación de los proveedores que vamos a necesitar y las acciones que vamos a realizar antes, durante y después del evento.

Es importante tener presente en todo momento los hitos que van a tener lugar en el evento y cuidar cada detalle. Para ello, es fundamental estructurar la metodología de trabajo y organizar las tareas en función de la fase en la que nos encontremos: pre-producción, producción y post-producción.

¿Qué aspectos se deben tener en cuenta cuando hablamos de la organización de un evento?

En la primera fase es fundamental buscar detenidamente a los proveedores. Tanto catering, como iluminación, sonido… Existen numerosas empresas especializadas en eventos, pero debemos tratar de garantizar la profesionalidad de los mismos porque el éxito de nuestro evento depende de ello. Recomendamos siempre comprobar sus referencias, contrastar opiniones y mantener entrevistas con ellos. Además, es fundamental realizar contratos con ellos donde se especifique bien el compromiso por ambas partes.

Conoce a quien quieres convocar para enviarles una invitación atractiva. El diseño gráfico es fundamental, además de crear un claim atrayente que les lleve a sentir que no pueden faltar a ese evento. Establece una vía de contacto para solucionar dudas y cuenta con una persona comprometida para responderles. Cuando hablamos de cerrar fechas, muchas personas han de sopesar si les interesa más asistir a un evento u otro. No te olvides de enviar Save the Date cuando se vaya acercando la fecha y generar prudentemente expectación (siempre ha de existir el factor sorpresa, por lo que no debemos desvelar hitos relevantes antes de tiempo).

Cuando tu evento esté diseñado para atraer nuevo público y se trate de llenar un gran aforo, contempla apoyarte en plataformas como Eventbrite, Ticketea, TicketBell, Entradium, IntelliTickets, TicketMaster… Si hablamos de eventos de grandes dimensiones, reúne un equipo competente y trabaja codo con codo con él. Las energías de un organizador de eventos han de focalizarse en la coordinación y la supervisión. Estar al tanto de todo lo que está ocurriendo y poder centrarse en cuidar al máximo los detalles es fundamental.

Esto que comentamos es de gran importancia, ya que son muchos los elementos a tener en observación, los imprevistos que pueden suceder y el factor humano que está presente más que nunca (necesidades de los proveedores y sobre todo, de los invitados). Siempre ha de definirse un plan B y tener en cuenta las diferentes circunstancias que se pueden dar. No olvides identificar un equipo médico que esté pendiente para que cualquier persona pueda ser atendida si lo necesita.

Organizar eventos aire libre

Controlando muy bien cada acción, nuestro evento tendrá éxito y, como organizadores, disfrutaremos de la mejor parte: valorar en directo la satisfacción de los invitados. 🙂

Si estás pensando en organizar un evento para tu empresa y necesitas que te echemos una mano, no dudes en decírnoslo. Organizamos eventos a medida, cuidando los detalles y nos aseguramos de que todo salga mejor de lo previsto.

VIVIMOS LOS EVENTOS

Nos encargamos de su organización de principio a fin

Prestamos especial atención a los detalles

Siempre tenemos un Plan B 😉

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Laura Cuesta

Laura Cuesta

Marketing de Contenidos | Eventos | Diseño Web | Apasionada de la Comunicación, sentí desde muy temprano la necesidad de crear contenido de interés y compartirlo con el resto del mundo.

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