En la entrada de hoy vamos a hablar de la importancia de contar con un buen portavoz en nuestro equipo. Tanto en el día a día de la empresa, si queremos dar a conocer nuestro producto o cualquier otro mensaje que queramos comunicar a los medios, como en situaciones especiales. También veremos una definición y cuáles son las características principales.

Para las comunicaciones con la prensa, además de las herramientas habituales (dossier, nota de prensa, artículos de opinión, etc) contamos con las entrevistas en radio y las ruedas de prensa, en las que convocas a los medios para dar una información relevante, anunciar un cambio en la compañía o responder ante una situación delicada, entre otros.

Es bueno, es fundamental, tener al menos un encargado de transmitir los mensajes en el equipo que nos pueda representar ante los medios de comunicación en dichas situaciones, también en los concursos. Sí, concursos. Hay muchos proyectos a los que se opta vía concurso. El formato de los mismos suele incluir lo que se denomina un “pitch” de presentación en el que el portavoz debe defender el proyecto frente a un jurado de expertos. Aquí la capacidad de síntesis y el control de los nervios a la hora de hablar en público o el saber responder a la ronda de preguntas y salir airoso es fundamental.

Ya empezamos a ver la importancia que tiene un portavoz en cualquier equipo. Aún así, puede surgir la duda de si es importante esta figura en la era de la digitalización. ¿No será más útil para mi empresa tener a un Community Manager? ¿No es un Community Manager un portavoz al fin y al cabo?

Bien, una vez en este jardín, decir que ambas figuras son igualmente necesarias. Se da por hecho que tu empresa tiene perfiles en redes sociales, pero ¡ojo! aún hay empresas que no se han sumado al carro del socialmedia, y para ellos un portavoz que les represente en el mundo off-line tiene más importancia. Si es tu caso y tu empresa aún no tiene presencia en redes sociales te animamos a leer esta entrada sobre el tema. La verdad es que un Community Manager es también muchas otras cosas

De cualquier manera, hoy en día estamos muy expuestos, a través de los canales digitales y también analógicos, a la opinión del prójimo, a la opinión pública. Y pueden suceder situaciones delicadas, debemos contar con la posibilidad de que exista una crisis y es importante en estos casos contar con alguien que nos represente y tenga la experiencia de dar la cara ante los medios para esa situación concreta.

Bien ¿Y cómo podemos definir qué es un portavoz?

Un portavoz es una persona que oficialmente representa a la empresa ante los medios de comunicación, principalmente, en la comunicación externa. Es decir, el portavoz es la persona seleccionada por la propia empresa para que la represente en las situaciones pertinentes ante la prensa y el público. Así, una vez estén definidos los mensajes, por la dirección o por el conjunto del equipo, el portavoz es el encargado de comunicarlos.

Pero igual que la empresa puede tener diversas necesidades según la situación, se puede tener más de un portavoz por empresa. Muchas veces, estos son los propios responsables de comunicación o los CEO, esto es habitual y hay que procurar que estén bien formados, tener en cuenta sus aptitudes y valorar el más adecuado para para cada ocasión.

Es por ello que es bueno contar con distintos perfiles para cada evento:

  1. Para estar ante los medios: Responsable de comunicación facilitando la tarea a los medios de comunicación.
  2. Altos directivos para los temas corporativos e información de la empresa, presidente, director general, etc: Siempre elegir el que tenga mejores aptitudes para hacer la presentación más amena.
  3. Portavoces especializados con formación específica para hablar con los medios verticales de temas concretos.

¿Cuáles son las funciones y características principales de los portavoces?

  • Antes de nada, hay que tener en cuenta qué queremos comunicar y tener muy claros cuáles son los mensajes.
  • Tener la capacidad para convencer, es decir, transmitir una imagen transparente y de confianza para dar a conocer nuevos productos.
  • Contar con que el portavoz será el único representante autorizado de la organización. En el caso que hemos visto de que haya varios, debe haber una jerarquía definida.
  • Debe procurar reducir al máximo la posibilidad de que haya un mal entendido, es decir, claridad en la comunicación ante todo.
  • Representar a la compañía ante los distintos públicos.
  • Favorecer el trabajo de los medios de comunicación y transmitir el mensaje.
  • Transmitir los valores de la empresa y los atributos por los que queremos que se la conozca. Ante todo notoriedad, prestigio y profesionalidad.
  • Conseguir una opinión pública favorable.

En general, las funciones dependerán de las posibilidades y circunstancias de la empresa. Puede coincidir que el encargado de las comunicaciones externas también lo sea de comunicaciones internas.

Aunque con la práctica se puede llegar a ser un buen portavoz, veremos cuáles son las características que debe tener:

  1. Disciplinado: ceñirse a lo que debe decir, es decir, ser riguroso en su discurso y no andarse por las ramas.
  2. Conciso y concreto.
  3. Cercano y accesible. Transmitir confianza.
  4. Transmitir un gran conocimiento de la materia y de la empresa: profesional.
  5. Respetuoso y educado si el periodista le contradice.
  6. Saber esquivar las preguntas con elegancia y no perder las formas (eso sería un desastre).
  7. Mantener las distancias, el periodista está haciendo su trabajo y el portavoz debe tener muy claro cuál es el suyo.
  8. Hacer el discurso ameno pero preciso. Evitar terminar dando una información que no se debe.
  9. Adaptarse al entorno según sea su interlocutor.
  10. Dominio del lenguaje.
  11. Conocer y controlar el lenguaje no verbal.
  12. Practicar al escucha activa y tener buena disposición para aprender.

Después de esta breve introducción deciros que si queréis más información o si en tu equipo estáis barajando la formación de portavoces te animamos a que cuentes con nosotros.

¿Quieres conocernos?

Estaremos encantados de atenderte.

The following two tabs change content below.
Irene Guerrero Delgado

Irene Guerrero Delgado

Relaciones informativas | Marketing de contenidos | RRPP

Uso de cookies

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información.más información

ACEPTAR
Aviso de cookies

Pin It on Pinterest